Do's & Don'ts bij een evenement

Waar hou je best rekening mee bij de organisatie van een activiteit of evenement

Zaterdag of zondag?

Evenementen op zaterdag (overdag) zijn steevast véél minder succesvol dan evenementen op zondag. Organiseer je een evenement op zaterdag, dan mag je rekenen dat je hooguit een kwart bereikt van het publiek dat je op zondag had kunnen bereiken. Deze opmerking geldt uiteraard niet voor typische zaterdagavond-activiteiten zoals de nacht van de Vleermuis, een benefietvoorstelling, etc.

Eén centraal trefpunt

Een geslaagde happening heeft doorgaans één centraal trefpunt, waar alle wandelingen of fietstochten starten, de feesttent en de toog staan opgesteld, een muziekgroepje optreedt, etc. Diffuse evenementen met eerdere startpunten stralen zelden een echte happening-sfeer uit. Ze zijn doorgaans ook minder succesvol op het vlak van ledenwerving, al was het maar omdat een groot deel van het publiek niet eens aan de ledenwerfstand passeert.

Eenvoudig programma

Hou het programma eenvoudig en gemakkelijk communiceerbaar. Activiteiten met elk uur een andere thematische wandeling, zijn héél leuk, maar gaan volledig de mist in als de plaatselijke pers voor de aankondiging moet zorgen. Bovendien wordt jouw huis-aan-huis-folder dan loodzwaar en onoverzichtelijk.

Alleen tentoonstellingen en catering zijn “doorlopend”. Andere activiteiten, zoals geleide wandelingen, hebben een duidelijk start- en einduur nodig. communiceer bv. “geleide wandelingen om 10u, 13u30, 14u, 14u30 en 15u (duur telkens 2,5 uur)” en laat eventueel ook tussendoor nog extra wandelingen vertrekken, maar zorg dat er minstens ook vertrokken wordt op de gecommuniceerde uren. Vroegochtendwandelingen met aansluitend ontbijt zijn een absolute aanrader, maar zorg dat je het praktisch aankunt (en werk eventueel met voorinschrijving).

Kinderen koning!

Natuurpunt is er voor de hele familie, en dat mag blijken uit speciale aandacht voor kinderanimatie op grote activiteiten. Inhoudelijke kinderactiviteiten, zoals waterdiertjes scheppen en ze met zoekkaarten op naam brengen, hebben uiteraard de voorkeur op ‘gewone’ animatie (springkasteel, kindergrime,…).

Wees wervend!

Natuurpunt is er voor iedereen! Vermijd daarom ‘inside grapjes’ en vakjargon in communicatie die voor het grote publiek bestemd is. Evenementenfolders maken we niet voor het bestuur van de afdeling, maar voor Jan en alleman. Vermijd daarom termen als ‘reservaat’ (roept zeer negatief beeld op) en ‘determineren’ (snapt niemand), maar spreek over 'natuurgebieden’ en de verrassende soortenrijkdom die je er aantreft. Kortom, leef je in in de positie van de-man-of-vrouw-in-de-straat die jouw communicatie in zijn/haar brievenbus vindt en overtuig hem of haar met een wervende oproep om de werking van Natuurpunt te komen ontdekken!